Assistant de direction juridique (H/F) - Brest, Bretagne, FR - IFREMER

Description de l'offre

Poste à pourvoir: Assistant de direction juridique (H/F)

Référence du poste : PV-2021-016

Structure d'accueil :  Direction Administrative, Juridique et Financière

Pôle Juridique

Localisation :  Brest, Bretagne, FR

Date de clôture de réception de candidatures : 25/04/2021

L’Ifremer

Reconnu dans le monde entier comme l’un des tout premiers instituts en sciences et technologies marines, l’Ifremer s’inscrit dans une double perspective de développement durable et de science ouverte. Il mène des recherches, innove, produit des expertises pour protéger et restaurer l’océan, exploiter ses ressources de manière responsable, et partager les connaissances et les données marines afin de créer de nouvelles opportunités pour une croissance économique respectueuse du milieu marin.

Présents sur toutes les façades maritimes de l’hexagone et des outremers, ses laboratoires sont implantés sur une vingtaine de sites dans les trois grands océans : l’océan Indien, l’Atlantique et le Pacifique. Pour le compte de l’Etat, il opère la Flotte océanographique française au bénéfice de la communauté scientifique nationale. Il conçoit ses propres engins et équipements de pointe pour explorer et observer l’océan, du littoral au grand large et des abysses à l’interface avec l’atmosphère.

Ouverts sur la communauté scientifique internationale, ses 1500 chercheurs, ingénieurs et techniciens font progresser les connaissances sur l’une des dernières frontières inexplorées de notre planète ; ils contribuent à éclairer les politiques publiques et à l’innovation pour une économie bleue durable. Leur mission consiste aussi à sensibiliser le grand public aux enjeux maritimes.

Fondé en 1984, l'Ifremer est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), dont le budget avoisine 240 millions d’Euros. Il est placé sous la tutelle conjointe des ministères de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI), de la Transition écologique et solidaire (MTES), de l’Agriculture et de l’Alimentation (MAA).

Description de l'offre :

Le Pôle Juridique est en charge, pour l’ensemble de l’Ifremer, de la sécurisation juridique des activités de l’Institut. Il propose et met en œuvre la politique en matière contractuelle de l’Ifremer, hors commande publique.

A cette fin, il établit les contrats entre l’Ifremer et ses partenaires extérieurs et les financements associés. Il assure le suivi sur le plan juridique du patrimoine immobilier de l’Ifremer et des participations dans des sociétés tierces. En parallèle, le Pôle juridique assure une mission de conseil juridique auprès de la Direction Générale, des différents Départements et Directions de l’Ifremer et plus généralement de tout responsable de projet investi d’une responsabilité à l’Ifremer. Le pôle juridique gère les litiges et contentieux.

Le Pôle Juridique est intégré à la Direction administrative, juridique et financière de l’IFREMER.

Le poste est à pourvoir au sein du Pôle Juridique. Placé-e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du Pôle Juridique, il/elle assure le secrétariat du Pôle juridique, un rôle d’interface avec l’ensemble des services.

L’assistant(e) de direction juridique a pour mission d’assurer un soutien et un accompagnement à la responsable et aux juristes du pôle par la prise en charge de tâches d’organisation (agendas, déplacements, réunions, …), de gestion d’actes ou de contrats en français et en anglais, de saisie de données contractuelles et autres tâches administratives (classement, envois de courriers, suivi des envois, interface avec d’autres directions, pôles ou unités …).

L’assistant(e) de direction juridique aura pour activités principales les activités suivantes :

Assistance de direction:

• Assistance de direction auprès de la responsable du Pôle Juridique,
• Organisation de réunions, de déplacements, organisation logistique, établissement des comptes rendus de réunions,
• Mise en place et gestion d’un système d’archivage performant (physique et numérique),
• Collecte, transmission, mise en forme et circulation de l’information au sein du Pôle ou d’autres services,
• Gestion de l’agenda, du courrier et des appels téléphoniques,
• Elaboration et suivi d'un tableau de bord de l'activité du Pôle Juridique,
• Assistance ponctuelle aux services de la DAJF et de la Direction Générale ;

Gestion contractuelle :

• Collecte d'informations auprès des directions opérationnelles,
• Suivi administratif des contrats des juristes (préparation de parapheurs, établissement de notes de présentation, envoi des documents, suivi des signatures, relances, …),
• Diffusion des contrats aux co-contractants de l’Ifremer (clients, partenaires, financeurs…),
• Saisie des informations contractuelles dans l’outil de gestion électronique des contrats à partir de contrats rédigés en français ou en anglais, aide pour le reporting dans le cadre du pilotage des contrats de l’Ifremer, réponses aux demandes d’informations des autres directions,
• Classement et archivage (physique et numérique) des contrats et de tout fond documentaire ;

Assistance juridique:

• Elaboration de certains contrats simples ou récurrents (rédaction de contrats, note de présentation, mise à la signature),
• Elaboration et mise en forme de documents,
• Formalités Greffe,
• Contribution à la préparation des éventuels audits ou rapports sur la partie juridique et au traitement des dossiers "contentieux" ;
• Veille documentaire et récupération des documents officiels de l’Ifremer,
• Gestion et mise à jour des abonnements juridiques du Pôle Juridique.

L’assistant(s) de direction juridique assurera également un soutien à l’assistante de la DAJF et à la gestionnaire assurances et délégation de signature du pôle juridique en fonction des besoins.

Il/Elle pourra être amené(e) à traiter d’autres demandes en fonction des besoins.

• En interne :

Il/Elle reporte à la responsable du Pôle Juridique.

Il/Elle apporte un soutien à la responsable et à l’ensemble de l’équipe du pôle juridique

Il/Elle assurera ses missions en lien avec les autres services de la Direction administrative, juridique et financière, la Direction générale, ainsi que les autres directions et départements de l’Ifremer.

• En externe :

Il/Elle sera en relation avec les co-contractants de l’Ifremer, les prestataires ou consultants auxquels le pôle juridique fait appel (avocats, notaires…), l’administration (ministères, collectivités, greffes…). 

Profil recherché

• Bac +2/3 (DUT Carrières juridiques, BTS ou licence pro Assistant juridique,BTS Assistant Manager ou Assistant de gestion PMI/PME avec une expérience dans le secteur juridique)
• 3 à 4 ans minimum d’expérience réussie en cabinet d’avocats, service juridique d’une entreprise

 Compétences techniques / métiers

• Maîtrise des outils bureautiques
• Qualités rédactionnelles
• Recherche documentaire
• Vérification de l’authenticité de documents ou d’informations
• Connaissances juridiques (droit commercial, droit et gestion de l’entreprise…)
• Anglais courant (écrit et oral)
• Reporting,

Qualités personnelles

• Qualité relationnelle, esprit d’équipe, écoute
• Grande discrétion
• Rigueur
• Sens aigu de l’organisation et du service
• Autonomie
• Esprit d’initiative
• Capacité d’adaptation

Conditions de travail

• Temps plein.
• Déplacements éventuels (séminaires)

Pour postuler

Date de clôture de réception de candidatures : 25/04/2021

Toutes nos candidatures sont traitées exclusivement via notre site Carrières.