Assistant de responsables de laboratoires et de plateformes expérimentales (H/F) - Brest, Bretagne, FR - IFREMER

Publiée le: 7/27/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Poste à pourvoir: Assistant de responsables de laboratoires et de plateformes expérimentales (H/F)

Référence du poste : PV-2020-035

Structure d'accueil :  Département des Ressources Physiques et Ecosystemes de fond de Mer

Unité de recherche - Recherches et Developpements Technologiques

Localisation :  Brest, Bretagne, FR

 

Date de clôture de réception de candidatures : 15/09/2020

 

 

 

 

L’Ifremer

Reconnu dans le monde entier comme l’un des tout premiers instituts en sciences et technologies marines, l’Ifremer s’inscrit dans une double perspective de développement durable et de science ouverte. Il mène des recherches, innove, produit des expertises pour protéger et restaurer l’océan, exploiter ses ressources de manière responsable, et partager les connaissances et les données marines afin de créer de nouvelles opportunités pour une croissance économique respectueuse du milieu marin.

Présents sur toutes les façades maritimes de l’hexagone et des outremers, ses laboratoires sont implantés sur une vingtaine de sites dans les trois grands océans : l’océan Indien, l’Atlantique et le Pacifique. Pour le compte de l’Etat, il opère la Flotte océanographique française au bénéfice de la communauté scientifique nationale. Il conçoit ses propres engins et équipements de pointe pour explorer et observer l’océan, du littoral au grand large et des abysses à l’interface avec l’atmosphère.

Ouverts sur la communauté scientifique internationale, ses 1500 chercheurs, ingénieurs et techniciens font progresser les connaissances sur l’une des dernières frontières inexplorées de notre planète ; ils contribuent à éclairer les politiques publiques et à l’innovation pour une économie bleue durable. Leur mission consiste aussi à sensibiliser le grand public aux enjeux maritimes.

Fondé en 1984, l'Ifremer est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), dont le budget avoisine 240 millions d’Euros. Il est placé sous la tutelle conjointe des ministères de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI), de la Transition écologique et solidaire (MTES), de l’Agriculture et de l’Alimentation (MAA).

 

Description de l'offre :

La structure d’accueil est d’une part le Laboratoire Comportement des Structures en Mer (RDT/LDCM) et d’autre part le Laboratoire Détection, Capteurs et Mesures (RDT/LCSM) de l'Unité Recherches et Développements Technologiques.

LCSM contribue à l’amélioration des connaissances sur le comportement des structures en mer. Notamment, LCSM accueille plusieurs plateformes expérimentales dont à Brest, des caissons hyperbares pour la qualification d’équipements, des bassins d’essais hydrodynamiques et des bancs d’essais mécaniques.

Le laboratoire Détection, Capteurs et Mesures (DCM) est chargé de conduire des actions de recherche nécessaires pour le développement de nouvelles technologies (capteurs chimiques, biocapteurs, capteurs optiques...) en relation avec les actions de l’ensemble des départements de l’Ifremer et de sociétés extérieures suivant les cas. Il possède également un laboratoire de métrologie, qui répond aux demandes de prestations internes (Ifremer) et externes (sociétés, instituts de recherches…).

 

Au sein des laboratoires LDCM et LCSM, l’assistant (e) recruté(e) est placé(e) sous la responsabilité hiérarchique des responsables des laboratoires.  Le tutorat sera assuré par l’assistante de l’Unité RDT.

Il/elle assure l’assistance, i) des responsables de plateformes expérimentales du centre de Bretagne hébergées par le laboratoire LCSM et ii) l’assistance des responsables des laboratoires LDCM et LCSM.

 



Missions principales

Il/Elle assure l'assistance du responsable de laboratoire LDCM.  Il (elle) assure les tâches courantes du secrétariat des membres de l’équipe.

Il/elle assure l'assistance des responsables de plateformes expérimentales de LCSM et du responsable de laboratoire LCSM positionnés au centre Bretagne. Il (elle) partage ses informations avec le secrétariat LCSM positionné à Boulogne/mer.

 



Activités principales

Pour l’assistance du responsable du laboratoire LDCM :

  • il/elle assiste le responsable de laboratoire (gestion de l’agenda, planification des réunions, ..) ;
  • il/elle met en forme les courriers, comptes rendus de réunions et d’activité, les documents de présentation du laboratoire, le rapport annuel  d’activité  du laboratoire, …
  • il/elle organise les commissions de recrutements (CDD, CDI) (Gestion des dossiers de recrutement, organisation de la commission…) ;
  • il/elle intervient comme soutien administratif auprès des agents (les procédures internes, commandes (SAP), Missions (Notilus), HRACess, GIPI, …) ;
  • il/elle intervient comme soutien sur les demandes de formation de l’équipe (prise de connaissance des procédures) ;
  • il/elle assure l’archivage des documents, rapports… sous Archimer ;
  • il/elle veille à l’accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, visiteurs… (en lien avec la RH et la Direction du Centre) ;
  • il/elle participe à l’organisation d’évènements (workshop, réunion de projets, création de  pages web, formulaires en  ligne en anglais, …).

 

Pour l’assistance de responsables de plateformes expérimentales hébergées par le laboratoire LCSM :

  • il/elle organise les contacts avec les clients des plateformes (prise de contact ; mise en forme des demandes d’essais ; planification ; réalisation des devis ; reporting dont mise en forme, diffusion et archivage ; déclenchement des facturations ; tenue à jour de la base prestations) ;
  • il/elle réalise les extractions des indicateurs trimestriels et annuels des plateformes à destination du processus qualité P6 et de la cellule qualité financière ;
  • il/elle prépare le rapport annuel d’activité des plateformes, notamment le bilan financier ;
  • il/elle gère les visites (organisation, planning, lien avec le Centre, lien avec la Direction de la Communication) ;
  • il/elle assure le lien avec l’ingénieur sécurité, entre autres pour les essais nécessitant des plans de prévention des risques ;
  • il/elle assure le lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Financières et la Direction de l’Innovation pour les prestations nécessitant une contractualisation et pour le suivi administratif de ces contrats ;
  • il/elle assure le suivi documentaire des documents du processus qualité P6 (mise en forme, suivi archivage, mise à jour administrative) ;
  • il/elle apporte une aide aux opérations administratives et financières liées aux plateformes expérimentales (saisie et suivi des commandes en suivant la politique d’achats de l’établissement suivi des contrats de maintenance et de travaux) ;
  • il/elle gère l'archivage des rapports d’essais et publications liés à l’exploitation des plateformes expérimentales (dépôt sous Archimer).

 



Champs relationnel

En interne :

Il/elle aura des relations suivies avec les collègues des laboratoires et de l’unité. Ses relations seront plus spécifiquement avec les responsables des laboratoires LDCM et LCSM, les responsables des plateformes expérimentales LCSM, la secrétaire de LCSM et les secrétaires de l’Unité.

En externe :

Dans le cadre de prestations menées pour des clients externes ou internes, ou de projets menés avec des partenaires extérieurs il/elle aura des relations avec nos partenaires.

 

 

Profil recherché

  • Assistant de direction, Acquis en gestion administrative.
  • BTS ou expérience.


Compétences mises en œuvre

Compétences techniques / métiers :

  • Connaissances générales en secrétariat, connaissances en matière de gestion financière, budgétaire et comptable.
  • Langues : maîtrise de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
  • Maîtrise des outils de bureautique (Traitement de texte, Tableur, base de données, Présentation) et de gestion.
  • Maîtrise des techniques de rédaction (courriers, notes).
  • Capacité à gérer des relations avec des prestataires de service ou des organismes administratifs.
  • Une expérience du milieu de la recherche ou d’une infrastructure d’essai sera appréciée.

Qualités personnelles :

  • Disponibilité, rigueur et esprit d’initiative.
  • Sens de l’organisation et des priorités.
  • Autonomie et sens des responsabilités.
  • Dynamisme et aisance relationnelle.
  • Esprit d’équipe.
  • Discrétion et sens de la confidentialité.
 

 

Temps  plein

 

 

 

Pour postuler

Date de clôture de réception de candidatures : 15/09/2020

Toutes nos candidatures sont traitées exclusivement via notre site Carrières.