Assistant de direction et secrétaire de laboratoire (H/F) - Brest, Bretagne, FR - IFREMER

Publiée le: 9/4/2020

Résumé de l'offre

Description de l'offre

Poste à pourvoir: Assistant de direction et secrétaire de laboratoire (H/F)

Référence du poste : PV-2020-036

Structure d'accueil :  Département Oceanographie et Dynamique des Ecosystemes

Unité de recherche - Laboratoire d’océanographie physique et spatiale

Localisation :  Brest, Bretagne, FR

 

Date de clôture de réception de candidatures : 04/10/2020

 

 

 

 

L’Ifremer

Reconnu dans le monde entier comme l’un des tout premiers instituts en sciences et technologies marines, l’Ifremer s’inscrit dans une double perspective de développement durable et de science ouverte. Il mène des recherches, innove, produit des expertises pour protéger et restaurer l’océan, exploiter ses ressources de manière responsable, et partager les connaissances et les données marines afin de créer de nouvelles opportunités pour une croissance économique respectueuse du milieu marin.

Présents sur toutes les façades maritimes de l’hexagone et des outremers, ses laboratoires sont implantés sur une vingtaine de sites dans les trois grands océans : l’océan Indien, l’Atlantique et le Pacifique. Pour le compte de l’Etat, il opère la Flotte océanographique française au bénéfice de la communauté scientifique nationale. Il conçoit ses propres engins et équipements de pointe pour explorer et observer l’océan, du littoral au grand large et des abysses à l’interface avec l’atmosphère.

Ouverts sur la communauté scientifique internationale, ses 1500 chercheurs, ingénieurs et techniciens font progresser les connaissances sur l’une des dernières frontières inexplorées de notre planète ; ils contribuent à éclairer les politiques publiques et à l’innovation pour une économie bleue durable. Leur mission consiste aussi à sensibiliser le grand public aux enjeux maritimes.

Fondé en 1984, l'Ifremer est un établissement public à caractère industriel et commercial (EPIC), dont le budget avoisine 240 millions d’Euros. Il est placé sous la tutelle conjointe des ministères de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation (MESRI), de la Transition écologique et solidaire (MTES), de l’Agriculture et de l’Alimentation (MAA).

 

Description de l'offre :

Le Laboratoire d'Océanographie Physique et Spatiale (LOPS) est une Unité Mixte de Recherche placée sous la tutelle du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS), de l’Institut français de recherche pour l'exploitation de la mer (Ifremer), de l’Institut de Recherche pour le Développement (IRD) et de l’Université de Bretagne Occidentale (UBO). Il est également laboratoire de l'Institut Universitaire Européen de la Mer (IUEM). En tant qu’unité de recherche, le LOPS développe et participe à des programmes de recherche en océanographie qui contribuent au développement des connaissances sur la dynamique des océans à différentes échelles de temps et d'espace et qui étudient les relations de l'océan avec d’autres compartiments du système terrestre comme l’atmosphère, les glaces et les organismes vivants. La composante Ifremer du LOPS fait partie du département Océanographie et Dynamique des Ecosystèmes (ODE) de l’Ifremer.

Le LOPS comprend quatre équipes de recherche. L’équipe Satellite et Interface Air-Mer (SIAM) est spécialisé dans l’observation des paramètres physiques de l’océan par satellite, et dans la compréhension des interactions océan-atmosphère.

Au sein du département ODE, le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l’UMR LOPS et de sa directrice-adjointe pour l’Ifremer. Il est intégré à l’équipe administrative du LOPS.



Missions principales

L’assistant(e) de direction titulaire du poste assure des missions de secrétariat et d’appui administratif auprès de la direction du département ODE (environ 20% du temps), de la direction de l’UMR LOPS (environ 20% du temps), et de l’équipe de recherche SIAM du LOPS (environ 60% du temps).



Activités principale

  • Accompagner la direction du département ODE, de l’UMR LOPS, et des agents Ifremer de l’équipe SIAM dans l’engagement et le suivi des missions et des commandes.
  • Contribuer aux documents et rapports produits au niveau ODE/D, LOPS/D et SIAM et notamment les rapports annuels d’activité (centralisation des indicateurs de l’équipe, mise en forme des documents,…).
  • Soutien à la gestion de projets structurants du LOPS, portés par l’équipe SIAM ou transverses à plusieurs équipes : préparation des réunions, prise de notes pour les comptes-rendus, suivi des actions et des délivrables, préparation et suivi des achats ;
  • Suivre et mettre à jour les sites intranet et internet d’ODE d’une part, et d’autre part du LOPS pour ce qui concerne l’équipe SIAM ou les projets transverses structurants ;
  • Appuyer les démarches administratives pour le recrutement et l’accueil des personnels non permanents de SIAM : stagiaires, doctorants, post-doctorants, CDD, chercheurs invités, sous-traitance.
  • Assurer le soutien logistique et administratif à l’organisation d’évènements LOPS (prioritairement LOPS/SIAM) : réunions, conférences,…
  • Assurer la gestion des fournitures et consommables de l’équipe SIAM.
  • Assurer la prise de notes lors des réunions de département, d’unité et d’équipe.
  • Assurer la suppléance ou le renfort des autres assistant(e)s administratifs(ves) du LOPS, en cas d’absence ou de besoin prioritaire ponctuel.


Champs relationnel

  • En interne : l’ensemble des salariés de ODE/D (2 à 3 agents), LOPS/D (le directeur, et son adjointe de statut Ifremer), et SIAM (~25 agents permanents et 12 non-permanents), équipe administrative du LOPS, autres assistantes de ODE…
  • En externe : direction du Centre Ifremer de Bretagne, DRH, DAJF Ifremer, prestataires extérieurs pour le suivi des commandes (notamment Agence de voyages, fournisseurs…)
 

 

Profil recherché

  • Formation initiale d’assistant(e) administrative ou secrétariat, avec quelques années d’expérience.


Compétences mises en œuvre

 Compétences techniques / métiers :

  • Outils bureautiques
  • Outils web
  • Outils de gestion interne : Notilus, SIGMA

Qualités personnelles :

  • Grande rigueur et sens de l’organisation
  • Goût pour le travail en équipe
  • Bonnes qualités relationnelles
  • Respect des règles et des délais
 

 

  • Temps plein ou temps partiel > 80%

 

 

 

Pour postuler

Date de clôture de réception de candidatures : 04/10/2020

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